Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch setzt voraus, dass jede einzelne Fahrt plausibel und nachprüfbar dokumentiert wird.

Gestattet der Arbeitgeber die Benutzung eines Dienstfahrzeugs für Privatfahrten, ist der Nutzungsvorteil dem Arbeitseinkommen zuzurechnen und als geldwerter Vorteil nach § 8 Abs. II EStG zu versteuern. Grundsätzlich wird die private Nutzung nach der sog. 1 %-Regelung mit 1 % des Neuwagenpreises je Kalendermonat bewertet, wenn nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den betrieblich veranlassten Fahrten durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen wird. Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind im Gesetz selbst nicht geregelt.

Ein angestellter Handelsvertreter hatte das Fahrtenbuch in der Weise geführt, dass er an jedem Tag das Datum, den Beginn und das Ende der Fahrt und den letzten Kilometerstand eintrug. Angaben über das Fahrtziel, den besuchten Geschäftspartner oder den betrieblichen Anlass der Fahrt waren im Fahrtenbuch nicht enthalten. Hierzu verwies der Vertreter auf Reisekostenabrechnungen, Kundenlisten und Terminkalender. Aus den täglichen Reisekostenabrechnungen waren die angefallenen Aufwendungen für Verpflegung, Übernachtung und Benzin sowie die aufgesuchten Orte ersichtlich. Eine Trennung zwischen betrieblichen und privaten Fahrten wurde nicht vorgenommen.

Der Bundesfinanzhof kam zu dem Ergebnis, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt sei. Deshalb wurde der zu versteuernde geldwerte Vorteil nicht auf der Grundlage der geführten Fahrtenbücher, sondern mit monatlich 1 % des Fahrzeuglistenpreises festgesetzt.

Der Bundesfinanzhof wies darauf hin, dass nach Wortlaut, Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils dienenden Aufzeichnungen hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und überprüfbar sein müssen. Das Fahrtenbuch müsse deshalb zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es müsse insbesondere plausible und nachprüfbare Angaben über die berufliche Veranlassung der Fahrt enthalten. Deshalb seien neben Datum auch Angaben zum Fahrziel und über den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner zu machen. Wurden weder Kunden noch Geschäftspartner besucht, sei der konkrete Gegenstand der Dienstfahrt (z.B. der Besuch einer Baustelle, einer Filiale oder einer bestimmten Behörde) anzugeben. Bloße Ortsangaben reichten nur aus, wenn sich der besuchte Kunde oder Geschäftspartner oder die Filiale zweifelsfrei aus der Ortsangabe ergibt oder problemlos aus Unterlagen ermittelt werden kann.

Jede einzelne Fahrt müsse einzeln unter Angabe des erreichten Gesamtkilometerstandes aufgezeichnet werden. Würden an einem Tage nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten aufgesucht, reiche ausnahmsweise die Angabe des Gesamtkilometerstandes am Schluss der Reise aus, sofern die Kunden in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt sind, in der sie aufgesucht wurden. Würde das Fahrzeug an einem Tag sowohl beruflich als auch privat genutzt, seien die Kilometerstände nach jeder Änderung der Nutzung festzuhalten.

Wenn das Fahrtenbuch als ordnungsgemäß akzeptiert werden soll, müssten sich alle erforderlichen Angaben in übersichtlicher und geordneter Form aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen, so dass eine stichprobenartige Überprüfung möglich sei. Abkürzungen oder Kürzel dürften nur verwendet werden, wenn sie aus sich heraus verständlich oder in einem beigefügten Erläuterungsblatt aufgeschlüsselt seien.

Wer also einer Besteuerung der geldwerten Nutzungsvorteile eines Dienstwagens nach der 1 %-Regelung entgehen will, kommt um die Führung eines detaillierten Fahrtenbuches nicht herum, in dem für jede einzelne Fahrt das Datum, das Fahrtziel, der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner oder der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung in plausibler und nachprüfbarer Weise entnommen werden kann. Es steht zu befürchten, dass die Finanzämter unter Berufung auf das vorstehende Urteil die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch immer höher schrauben werden.
 
Stichworte: 1 %-Regelung, Fahrtenbuch, geldwerter Vorteil

Bundesfinanzhof, Urteil vom 16.03.2006, Az.: VI R 87/04

Kommentiert von Rechtsanwalt Dr. Klaus van der Velden
22.05.2006