Mit einer Abmahnung missbilligt der Arbeitgeber ein nicht vertragsgemäßes Verhalten des Arbeitnehmers. Die Abmahnung muss nicht unbedingt schriftlich erfolgen, sie kann auch mündlich geschehen.

Unabhängig von ihrer Form muss eine wirksame Abmahnung jedoch folgende Elemente enthalten:

• Sie muss dem Arbeitnehmer ein bestimmtes, nicht vertragsgemäßes Fehlverhalten deutlich beschreiben.
• Sie muss den Arbeitnehmer zu einem vertragsgemäßen Verhalten auffordern. Der Arbeitgeber muss also den Arbeitnehmer zum Beispiel auffordern, in Zukunft pünktlich zu sein oder die Arbeitszeiten einzuhalten.
• Sie muss dem Arbeitnehmer kündungsrechtliche Konsequenzen androhen und ihm klarmachen, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Der Arbeitgeber muss also dem Arbeitnehmer zum Beispiel sagen, dass er im Wiederholungsfall kündigt.

Der Arbeitnehmer kann zur Abmahnung eine Gegendarstellung abgeben. Diese wird dann zusammen mit der Abmahnung in die Personalakte genommen. Mit einer Gegendarstellung schafft aber der Arbeitnehmer die Abmahnung nicht aus der Welt, er hat aber Gelegenheit, den Sachverhalt aus seiner Sicht darzustellen und möglicherweise bestehende Entschuldigungsgründe (zum Beispiel den zur Verspätung führenden Verkehrsunfall) schriftlich niederzulegen.

Hält der Arbeitnehmer die Abmahnung für unberechtigt oder fehlerhaft, so kann er sie gerichtlich überprüfen lassen. Der Arbeitnehmer muss dies aber nicht sofort tun, sondern kann damit bis zum Ausspruch der Kündigung warten. Erhebt er dann gegen die Kündigung Kündigungsschutzklage, kann er die der Kündigung vorangegangene Abmahnung auf ihre Berechtigung überprüfen lassen. Kommt das Gericht zum Ergebnis, dass die ausgesprochene Abmahnung unwirksam ist, kann die sich darauf stützende Kündigung schon allein aus diesem Grund ebenfalls unwirksam sein.